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开标前 这些会务工作您都准备好了吗?

作者: 发布于:2018-06-21 09:00:38 来源:政府采购信息网
  会场准备
 
  选择场地:要根据人数规模选择适当会场,场地灯光、音响、话筒、电源、空调等设施要符合开标的基本条件,尽量选择入口处在会议后方的会场。
 
  场地布置:开标会场要根据接标、开标、唱标、监标、记标等工作需要及参加开标有关人员的活动需要布置会场,会标(横幅)、主持台、工作人员台、与会人员台、签到台以及开标所用物品的摆放和布置,要根据需要随时调整。
 
  物料准备
 
  会务方面所需的物品,主要是开标过程中所需的一些物品用具,包括以下几方面:
 
  工作人员需要的用品,如剪刀、签字笔、记录纸、订书机、包装袋、包装箱、交通工具等;
 
  参加开标会的其他人员需要使用的用品,如记录笔、记录纸等;
 
  评委会成员在评标时需要使用的物品用料,如记录笔、记录纸、计算器等,也应在开标前准备齐备;
 
  开标过程如需要照相、摄像、监控,则应在开标前把照相、摄像以及监控器材准备齐备。
 
  后勤服务
 
  从开标到评标是一项连续性的工作,一环套一环,中间不能有停顿和间歇,这个过程有可能是半天,也有可能是一天或者几天,如果开评标在短时间内不能结束,有必要为有关人员做好后勤服务准备工作。
 
  比如说,工作人员及评委会成员的用餐,应该提前做好安排,避免人员远离,造成现场涣散或者相关信息的泄露。
 
  标前预备会
 
  在开标前,代理机构应当组织召开一个预备会,以了解、通报、汇总、检查各项准备工作的筹备情况,研究、部署、安排开标及评标过程中的有关事务性工作,重申开标、评标流程以及开标、评标过程中的人员配合和工作纪律以及相关人员的责任问题,以进一步明确每个工作人员以及相关人员的个人岗位定位,查漏补缺,充分考虑各种环境和因素的应急预案,确保开标前的各项准备工作万无一失。
 
  其他准备
 
  在招标采购活动中,特别是在开标的前期准备过程中,招标组织机构及其工作人员要充分考虑各种可能出现的情形和变故,提高预见和应对各种复杂问题的能力,并根据经验和预案进行临场控制。
 
  不论是可以预见的还是不可预见的情形,在开标前,都是可以由工作人员根据经验提前做好各项准备,最大程度将不可确定性变为可确定性。对于不可以预见的因素和情形,要提高预测和防范能力,变不可控为可控,充分做好开标前的各项准备工作,以确保招标采购活动顺利进行。
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