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创新二十六:政府采购档案电子化管理势在必行

作者:刘婷 发布于:2018-01-10 16:16:58 来源:政府采购信息报/网
   政府采购档案,指采购人采购代理机构政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录,包括采购文件、质疑投诉书、采购活动记录等内容。政府采购档案管理,是指对政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称。
  政府采购档案是反映采购活动过程的记事本,是检验政府采购风险的监控器,是实现科学化、精细化管理的推进剂。政府采购档案管理的重要性主要体现在以下三个方面,一是政府采购档案管理是有关财政部门对政府采购监督管理的基础性工作;二是政府采购档案管理是政府采购合同争议、纠纷和诉讼的重要证据;三是政府采购档案管理是采购人采购代理机构为提高自身综合素质,分析、总结、评价采购活动的重要依据。
  《政府采购法》第四十二条规定,采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。该条款还明确了采购文件和采购活动记录的具体内容。其中,采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
  目前,全国统一的政府采购档案管理规范尚未出台,不过,大部分地方在具体实践过程中,都意识到政府采购档案管理工作的重要性,辽宁、河北、河南、北京、广东、上海、福建、重庆、黑龙江、贵州、厦门、浙江、陕西、天津、青岛、江苏、安徽等省市先后政府采购档案管理办法,采取指定专人负责、建立档案查阅和复印登记制度等措施,明确政府采购档案管理流程和标准。
  不过,由于政府采购档案资料内容多,需要保存的时间朝阳,纸质档案保管不便,保存成本高,如何依法妥善保管政府采购档案,成为采购人和采购代理机构面临的现实难题。随着采购活动中电子化水平的不断提高,包括采购文件在内的政府采购档案以电子化方式进行保存变得势在必行,也具备了技术条件。
  2015年3月1日起实施的《政府采购法实施条例》,引入了“电子档案”的管理理念。《条例》第四十六条规定,政府采购法第四十二条规定的采购文件,可以用电子档案方式保存。
  关于政府采购档案保存时间,财政部新近出台的规章制度也有所调整,不再“一刀切”要求十五年。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)第七十六条规定,采购人、采购代理机构应当建立真实完整的招标采购档案,妥善保存每项采购活动的采购文件。
  此外,87号令还将实践中的成功经验升华为法条,并明确了相关处罚规定。87号令第三十九条要求,采购人或者采购代理机构应当对开标、评标现场活动进行全程录音录像,且录音录像应当清晰可辨,音像资料作为采购文件一并存档。第七十八条对未按规定对开标、评标现场活动进行全程录音录像、未妥善保存采购文件的情形做出处罚规定。如此可以有效避免觉得争议案件调查取证时,采购人或采购代理机构以设备损坏、录像资料不全、录像模糊等为由拒绝配合调查。
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