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代理机构应如何协助采购人确定采购需求?

作者:董莹 发布于:2018-07-31 10:05:30 来源:政府采购信息报/网
    《政府采购法实施条例》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等相关法律明确了采购人是采购需求确定的主体,但实际工作中,部分采购人由于不熟悉政府采购相关法律规定或由于项目专业性强、技术复杂等问题,需要委托采购代理机构协助开展需求制定工作。因此,作为采购代理机构,就必须从“重程序的合规性采购”转向“重需求的专业化采购”,做好政策的执行者、采购的咨询者和需求的把关者,发挥好第三方在采购人制定采购需求中的公正与专业作用,协助采购人编制出合规、完整、明确的采购需求。
 
    那么,在协助采购人制定采购需求过程中,采购代理机构应做好哪些工作呢?13届全国政府采购监管峰会分论坛上,山东盛和招标代理有限公司董事长侯艳丽说,采购代理机构在协助采购人制定采购需求中,必须符合国家法律法规以及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求,促进供应商依法合规生产,发挥政府采购导向作用,维护国家利益和社会公共利益。
 
    做好政策执行者
 
    “采购人负责组织确定本单位采购项目的采购需求。采购人委托采购代理机构编制采购需求的,应当在采购活动开始前对采购需求进行书面确认,但不得因委托而转移采购需求确定的主体责任,所以采购代理机构在采购人制定采购需求中主要起协助和把关的作用。”侯艳丽说。
 
 山东盛和招标代理有限公司董事长侯艳丽
山东盛和招标代理有限公司董事长 侯艳丽
 
    侯艳丽认为,采购代理机构在采购需求制定中必须做到坚守相关法律法规的红线,严格执行国家政策要求。由于部分采购人对政府采购的法律法规不了解、不理解,难以制定出完全符合法律法规的采购需求,这就要求采购代理机构充分发挥其专业作用,通过对政府采购法律法规的正确理解,帮助采购人制定完全符合法律法规的采购需求。在落实国家政策方面,采购代理机构必须协助采购人在制定采购需求中鼓励使用本国产品,落实支持发展中小企业、监狱企业和残疾人企业等政策要求。对要求优先采购或者强制采购的节能环保产品,应当在确定采购需求时明确相应的产品。
 
    做好采购需求把关者
 
    在侯艳丽看来,科学合理确定采购需求,最基本的要求是采购项目中的需求描述能按照物有所值原则,真正满足采购的需要,并保证其完整性、准确性和合规性。同时加强对采购标的的成本测算,且与产品的生命周期、服务质量相结合,确定合理需求水平以满足预算约束要求,实现其采购的成本效益原则。这就需要采购代理机构发挥专业化优势,积极做好采购咨询、需求调研和需求把关,协助采购人制定出科学合理的采购需求。从调研、论证、公开等方面强化管理,以采购需求的规范性保障采购结果的“物有所值”。
 
    采购需求应当包括采购对象需实现的功能或者目标,满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求,采购对象的数量、交付或实施的时间和地点,采购对象的验收标准等内容;应全面包括供应商需具备的资格条件及满足政府所需或公共服务的全部要求,特定情况下还需包括技术保障或服务人员组成方案等要求。
 
    采购代理机构在协助采购人制定采购需求时应注意清楚明了、规范表述,准确地描述采购需求,能够通过客观指标量化的应当量化。采购标的所需满足的质量、安全、技术要求等应当严谨、精确,不可模棱两可,含糊不清。制定完整、明确的采购需求在采购实践中是保证评审工作顺利开展,以及实现采购目标和物有所值目标的前提条件;也有利于提高供应商编制投标和响应文件的科学性和有效性,保证政府采购活动的公平和公正。制定采购需求时必须严格按照财政部令第87号第十一条明确规定的采购需求内容。
 
    技术要求公平准确
 
    “部分采购人对所采购项目没有一个清晰具体的认识,不熟悉采购项目技术要求,比如货物的参数不能准确设定,不能准确表述采购需求,这就需要采购代理机构协助采购人了解相关货物参数。”侯艳丽称,采购代理机构专门从事采购工作,对同类采购项目需求特点有所研究,积累了大量同类项目采购需求大数据,拥有较完善的信息资源库,对于了解同类产品参数,能起到重要的参考作用。
 
    “有的采购人单纯强调货物、工程和服务的技术需求应由采购人提供,这样就没有起到采购代理机构应有的配合采购人做好采购需求的市场研究,忽视了采购代理机构对同类采购项目需求特点的研究,缺少了参考运用采购代理机构积累的同类项目采购需求大数据。遇到这种情况时采购代理机构应该主动与采购人沟通,积极提供专业化帮助,推进技术要求公平准确。”侯艳丽介绍。
 
    侯艳丽坦诚,采购代理机构前期未参与采购需求确定的,编制采购文件过程中经常会发现采购人的采购需求存在明显的倾向性、排他性等问题,可能是因为有的采购人不熟悉采购技术要求,甚至有的采购人招标前就明显倾向采购某一品牌仪器设备,只按一个供应商提供资料编写技术要求,专家论证走过场,需求制定不科学,倾向性较严重;这样会导致质疑、投诉增多,拖延采购进度。为避免类似问题再次出现,采购代理机构必须认真审核采购人提供的采购需求,发现问题后不能怕得罪采购人而视而不见,如果不改正这种问题,引起质疑、投诉,采购代理机构也要共同承担责任,甚至有的供应商不愿意得罪采购人,而在质疑、投诉时特指采购代理机构有倾向性,采购代理机构代人受过“背黑锅”。
 
    此外,采购代理机构应建议采购人改正以不合理条件对供应商实行差别、歧视待遇或者其他不符合法律、法规和政府采购政策规定要求。例如,《山东省政府采购需求管理办法》就要求采购人或者采购代理机构应当于采购需求公示前,对采购金额较大的项目,采购人难以自行确定技术指标、规格要求、服务标准等的项目,社会影响较大、关注度较高的项目,采购人认为确有必要的其他项目,对初步采购需求方案组织相关专家或者供应商进行合理合规性论证。采购人可能对各个领域的专家不了解,而采购代理机构拥有相对系统的专家库,对各领域的专家是比较了解和熟悉的,可以为采购人寻找专业水平高的论证专家进行论证,可以为采购人制定科学合理的采购需求提供非常重要的指导和帮助。
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