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山东济南 搭建采购全流程电子档案库

作者: 发布于:2016-10-31 16:22:39 来源:政府采购信息网
   本报讯 (记者 董莹 通讯员 杜晓东)《政府采购信息报》记者日前从山东省济南市市中区财政局获悉,2014年该区出台了《市中区政府采购项目归档资料管理规范》,要求采购人保存政府采购档案,对归档资料的保密、安全和完整性负责。但在实际工作中,文件丢件或采购人自行销毁的情况时有发生。
 
  为有效解决这些问题,市中区自2007年起陆续建立并完善了“济南市市中区政府采购管理系统”、“济南市市中区政府采购信息网”、“济南市市中区政府采购电子采购系统”,即“一网两系统”。“一网两系统”的建立运行,也为电子档案库的建立提供了强大的数据库支持。
 
  如何依托“一网两系统”搭建电子档案库?
 
  据山东省济南市市中区财政局副局长王永君介绍,全流程电子档案将依托采购管理系统中已具备的采购计划、采购公告、采购文件、合同等相应信息形成一个底层文件,同时按采购管理系统规定时限、格式上传系统操作以外的其他材料,如专家抽取情况、评标报告、开评标现场音视频资料,每个政府采购项目形成一套符合相应法规要求的规范的政府采购档案资料,并在采购管理系统中形成专门的模块进行保存,以便于查阅。
 
  全流程电子档案作用是什么?
 
  王永君表示,全流程电子档案不仅能保存相应的文档资料,还能保存该文档资料的流转过程及流程时限。流转过程中,各部门意见等方面的信息非常全面,同时便于随时补充资料。“纸质档案中,如验收报告等资料,很容易被忽略,而电子存档直接根据采购人在项目归档后期的系统操作,自动将相应文档归入该项目的档案资料,能最大限度地保证档案资料的完整性。”
 
  据王永君介绍,该区政府采购的信息化监管水平在不断提高,通过信息化手段把监督的关口向前延伸到采购活动的“前期”,向后延伸至采购活动的“后期”,构筑一条涉及采购活动全流程的监督线。但政府采购是一项涉及面广、政策性强、复杂度高的经济活动,就信息化监管手段而言,仍有很大提升空间。“我们将不断学习探索,继续以规范采购行为和提高采购效率为重点,对政府采购管理机制进行有效完善,加强监督,以实现规范采购、高效采购、阳光采购。”
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