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构筑三道防线 抵御政采风险

作者:周乔亮 发布于:2016-11-07 13:37:56 来源:政府采购信息网
   政府采购活动环节多,并且涉及各方面、各因素,因此各环节暗存各种法律风险。那该如何规避各类问题和风险,力促政府采购健康和谐发展呢?笔者认为,应布好三道防线。
 
  防线一  加强采购风险识别
 
  政府采购循环由采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、订单处理、验收入库、货款结算和记账等环节组成。一般而言,政府采购循环主要有三类风险。
 
  不合格供应商选择风险
 
  ①合同欺诈风险:以虚假的合同主体身份与政府采购机构订立合同;以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保;在不了解供货方信用证明的情况下,支付对方一定比例预付款,供货方取得定金后逃之夭夭;签订空头合同,将骗来的合同转手倒卖从中牟利,采购人需采购的物资得不到保证。供应商设置陷阱,例如无故中止合同、更改合同条款或是违反合同规定等。
 
  ②价格风险:供应商操纵投标环境,在投标前相互串通,有意抬高价格,使采购人蒙受损失。
 
  ③质量风险:供应商所提供的物资(产品)、工程或者服务质量不到位或者不符合要求的,给政府采购造成了损失以及负面影响。
 
  内部管理缺陷风险
 
  ①政府采购计划风险:即采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。
 
  ②合同管理风险:包括违约责任约束简化,口头协议,君子协定;鉴证、公证合同比例过低;卖方以不正当手段套取政府采购标底;给予虚假优惠或者以某些好处为诱饵兜售假冒伪劣产品;合同日常管理混乱造成的违约风险等。
 
  ③政府采购验收风险:表现为政府采购物资在数量上缺斤少两,在质量上鱼目混珠,品种规格不对路等。
 
  ④采购存量风险:如因供应商的原因造成的供货中断,在批量采购后出现跌价等。
 
  ⑤采购责任风险:主要指采购人员假公济私、收受回扣、牟取私利而引起的合同纠纷等。
 
  其他风险
 
  ①技术进步风险:因某种原材料出现技术进步,造成已采购原材料质量不符合现有要求而闲置。
 
  ②采购意外风险:主要指物资采购过程中由于自然、经济、价格变动等因素所造成的意外风险,如交通意外事故等。政府采购管理人员和采购人、采购代理机构等椐此进行相应的政府采购风险分析。
 
  防线二  筑牢防控制度根基
 
  为确保政府采购体系有效运行,可建立管理职能分配到位率考核机制。各职能部门在政府采购风险分析基础上,制定采购管理制度,形成优越的监管机制,促使政府采购各类业务开展得到“淋漓尽致”的控制。
 
  1.根据各供应商所提供的资料,有选择地利用,以促使政府采购超成本最低及效益(效率)最高化方向发展。应对政府采购所有潜在供应商的供应质量和财务状况进行评估,评估内容包括:供应商的竞争能力、设备状况、质量控制、运输记录、劳动力状况、成本结构、财务状况、售后培训和售后服务质量等。采购必须在经批准的合格供应商库中选择。供应商的基本资料需要定期审查和调整。
 
  2.选择合适的采购方式。政府采购目前的工程和服务采购要实行公开招标,并进行比价和核价,条件成熟的还可以实行战略采购。其中比价的内容包括价格、质量指标、折扣和付款条件及交货时间等。
 
  3.制定技术质量标准。政府采购在采购物资或货物时,在坚持执行国家标准、行业标准、地方标准或政府采购特定标准的同时,由各生产厂、部门等使用单位和制造管理部门按主要生产材料、重要材料、一般材料分别制定采购技术质量标准。若现有技术质量标准不适用时,由使用部门和单位、采购人和供应商共同商定技术、质量或协议,采购人按标准组织采购。另外,对试用物资进入现场还需通过专业技术性试验(特别是工程类采购和技术复杂型项目)阶段,供应商必须提供产品或工艺的相关资料;在物资材料投入使用后,由于供应商提供的工程或服务质量原因导致政府采购某项采购任务效益下降、或影响正常采购活动以及对采购人造成直接和间接损失的,应由供应商全额承担赔偿,并在一定限期内不得再行参与政府采购活动。
 
  4.多部门参与采购合同的商务谈判。政府采购(采购人)、使用部门或单位主管采购人员、政府采购监管部门、政府有关管理部门与供应商(包括代理商)进行技术、商务、供货等方面的交流由采购人负责牵头协调,采购人为商务谈判的首席代表,评审、评标等专家组成人员为技术交流、技术谈判的首席代表。
 
  5.对所采购的库存备用物资要实行“先进先出”的管理和调剂原则。采购库存物资在供应一些部门或单位时,要实现配置适当、资源不浪费和最大程度地利用好采购资源,降低采购成本。
 
  6.分季节、分价位时令期进行库存物资采购,尽量凸显零成本库存机制优点。
 
  7.采购预付款和定金要在授权审批及定期与供应商对账制度的基础上运行,对确实需要进行货款预付的大额采购,实行分级分权管理,根据授权逐级审批。对往来账存在差异的部分,及时查明原因,以便发现舞弊,纠正偏差。
 
  防线三  完善内部审计管理
 
  为进一步规范政府采购管理,要建立独立于政府采购内部审计部门的年度计划或机制,定期或不定期地对政府采购内部机构管理和控制情况进行全过程、全方位的监督审计。
 
  1.对物资采购需求和采购计划审计。
 
  包括采购部门的物资采购需求、物资采购计划的编制依据是否科学合法合规、调查预测是否存在偏离、计划目标与实现目标是否一致、采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施等。
 
  2.对采购物资、采购招标及签约审计。
 
  首先,审查采购经办部门和人员是否对供应商的生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况等每年或视实际需要进行一次(灵活掌握)全面的复审评定,是否是在全面了解的基础上做出选择合格的供应商之正确决策。其次,审查物资采购招标是否按照规范程序进行,比价信息是否做到了规范化,是否由监管、采购、使用等部门共同参与比质、比价的程序,并按照规定授权批准程序确定合同定额,是否存在违反法律法规的行为。最后,对合同中规定的数量、规格、质量等逐一进行抽查与审核。
 
  3.对采购物资(货物、工程或服务)的采购合同台账、合同汇总及信息反馈审计。
 
  ①对于已签订的合同,检查是否整理成册,妥善保管;是否建立合同台账及合同汇总,并及时上交或备案。
 
  ②审查合同管理部门是否对交付合同分类编号并建立台账,合同正副本及附件是否齐全。
 
  ③合同履行完毕是否及时建立档案,合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总,是否及时提出报告和汇总表报送单位领导和各有关业务部门等。
 
  4.对采购执行情况审计。
 
  ①审查合同内容和交货期执行情况,是否做好物资验收工作和原始记录。
 
  ②审查物资验收工作的执行情况,是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。
 
  ③对不合格品控制执行情况的审计,审计物资管理部门是否发现不合格品及记录,对办理退货手续后的货物是否及时收回退货款或并处罚金。
 
  ④是否保持一定的季节性效益库存量以规避缺货提价损失,并满足需求增长引起的采购需要,是否建立牢固的外部契约关系,以保证供货渠道的稳定,降低采购成本。
 
  5.对货款支付审计。
 
  ①发票价格、运输费、税款等是否与合同相符,预付款是否已履行审批手续,是否关注支付风险。
 
  ②除向不能转账的集体企业或个人供应商购买货物以及不足转账起点金额的用现金支付外,是否有违反结算纪律,不通过国库集中支付(银行办理转账),擅自支付现金等情况。
 
  ③采购发票以外的各种费用、损失,如保管、装卸、搬运费用及在途损耗等,是否合理、合法。
 
  ④是否建立了应付账款的核对制度。
 
  ⑤采取内控和审计监督制度,一能有效促使采购价格下降;二能提高材料存货的可周转率,采取“让市场,不让价格”的采购策略;三能对于重要的、关键的供应商让渡较大的市场份额,而在价格上的余地坚决予以控制,从而真正实现政府采购的价格低于市场平均价、资金使用效益(效率)更高、采购质量优良和服务更良好的宗旨。
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