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集采机构竞争性谈判采购实战30步(下)

分别谈判 综合评审 依法确定成交供应商

作者:李平 发布于:2016-11-14 14:38:12 来源:政府采购信息网
   第三阶段:谈判及评审
 
  按照谈判文件确定的时间和程序进入谈判及评审阶段,即召开谈判大会,组织谈判小组对响应文件进行评审,与供应商谈判,并编写评审报告。
 
  15.召开谈判大会
 
  集采机构在谈判文件预先确定的时间、地点,主持召开谈判大会,邀请所有提交谈判响应文件的供应商参加。
 
  在开启响应文件时,由提交响应文件的供应商或其推选的公证机构检查响应文件的密封情况,经检查确认无误后,由工作人员当面拆封,宣读供应商名称和谈判响应文件中的其他有关内容。
 
  集采机构应对谈判大会作记录,并作为采购活动记录存档。
 
  16.召开谈判小组预备会
 
  谈判大会结束后,即进入谈判和评审环节。在谈判和评审开始前,集采机构应召集谈判小组成员召开谈判及评审预备会议,介绍项目情况,宣布谈判及评审工作纪律,安排谈判及评审工作。预备会上,谈判小组负责人对谈判小组成员进行分工,并对谈判及评审程序、步骤和办法作出安排。预备会议后,谈判小组应独立与供应商谈判,并根据谈判文件规定进行项目评审。
 
  17.谈判小组评审响应文件
 
  谈判开始前,谈判小组应对供应商首次提交的谈判响应文件进行评审。
 
  有效性审查:对供应商的资格、资质及提交的响应文件进行审查,判定是否符合要求。
 
  一是,审查供应商资格资质的有效性。
 
  二是,审查供应商响应文件是否完整,格式是否符合要求,是否有重大缺漏项等,以判定响应文件是否符合有效。
 
  完整性审查:包括审查响应文件完整性、内容格式符合性。
 
  响应性审查:审查供应商响应方案是否符合谈判文件要求,技术响应方案、商务响应方案是否对谈判文件及项目采购方案作出实质性响应。
 
  谈判小组应根据谈判文件的规定,对响应文件进行独立审查。对未实质性响应谈判文件的响应文件按无效响应处理,谈判小组应当告知提交响应文件的供应商。经过对响应文件审查后,通过审查并符合要求的供应商家数不足法定家数不适宜再继续谈判的,谈判应予终止。
 
  18.供应商澄清说明响应文件
 
  谈判小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时,可要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。
 
  谈判小组要求供应商澄清、说明或更正响应文件的,应以书面形式作出。供应商的澄清、说明或更正,应由法定代表人或其授权代表签字或加盖公章。由授权代表签字的,应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的,应由本人签字并附身份证明。
 
  19.谈判小组与供应商谈判
 
  谈判过程中,谈判小组所有成员应集中与单一供应商分别谈判,并给予所有参加谈判的供应商以平等的谈判机会。谈判小组成员应遵守谈判工作纪律,不得泄露谈判情况和在磋商中获悉的商业秘密。
 
  20.谈判小组变更采购需求
 
  在谈判过程中,谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款,但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容,须经采购人代表确认。
 
  对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分,谈判小组应及时以书面形式同时通知所有谈判供应商。
 
  21.供应商重新提交响应文件并最后报价
 
  供应商应按谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件,并由其法定代表人或授权代表签字或加盖公章。由授权代表签字的,应附法定代表人授权书。供应商为自然人的,应由本人签字并附身份证明。
 
  供应商根据变动后的采购需求,在重新提交响应文件后,应提交最后报价,最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。
 
  22.谈判小组综合评审
 
  供应商按要求提交最后报价后,谈判小组应结合谈判情况,对供应商提交的响应文件及最后报价进行综合评审。评审结束后,谈判小组应从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中,按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人,并编写评审报告。
 
  在谈判及评审过程中,谈判小组及与评审工作有关的人员不得泄露评审情况及评审过程中获悉的国家秘密、商业秘密。
 
  23.编制评审报告
 
  谈判及评审结束后,谈判小组应当根据评审记录和评审结果编写评审报告。评审报告的主要内容包括:邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况,以及参加采购活动的供应商名单;评审日期和地点,谈判小组、询价小组成员名单;评审情况记录和说明,包括对供应商的资格审查情况、供应商响应文件评审情况、谈判情况、报价情况等;提出的成交候选人的名单及理由。
 
  评审报告应当由谈判小组全体人员签字认可。谈判小组成员对评审报告有异议的,谈判小组按照少数服从多数的原则推荐成交候选人,采购程序继续进行。对评审报告有异议的谈判小组成员,应当在报告上签署不同意见并说明理由,由谈判小组书面记录相关情况。谈判小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明不同意见和理由的,视为同意评审报告。
 
  第四阶段:确定成交供应商
 
  谈判及评审结束后,应按《政府采购法》和74号令规定的确定成交原则确定成交供应商。
 
  24.告知采购人谈判结果
 
  评审结束,应在2个工作日内将评审报告送采购人确认。
 
  25.采购人确认评审报告并确定成交供应商
 
  采购人应当在收到评审报告后5个工作日内,确认谈判结果和评审报告,并且确定成交供应商。
 
  26.成交结果公告和通知
 
  集采机构应在收到采购人确认意见和确定成交供应商2个工作日内公告成交结果,同时发出成交通知书。成交结果公告包括:采购人和代理机构名称、地址、联系方式;项目名称、编号;成交供应商名称、地址、成交金额;主要成交标的名称、规格型号、数量、单价、服务要求;谈判小组成员名单。
 
  第五阶段:合同签订
 
  成交供应商确定后,集采机构应组织采购人与供应商签订合同,并对合同的签订、履行情况进行审核、确认。
 
  27.签订采购合同
 
  成交通知书发出后,采购人与成交供应商应在30日内签订采购合同。集采机构应组织采购人与成交供应商协商、洽谈、签订合同,并对采购人与成交供应商签订的合同进行审核、确认。
 
  28.退还保证金
 
  集采机构应在采购活动结束后及时退还保证金。未成交供应商的保证金应在成交通知书发出5个工作日内退还,成交供应商提交的保证金应当在采购合同签订后5个工作日内退还。
 
  29.开展履约验收
 
  集采机构应按合同规定的技术、服务要求组织对供应商的履约验收,并出具验收书,应包括每项技术、服务等要求的履约情况。大型或复杂项目,应邀请国家认可的质量检测机构验收。
 
  第六阶段:采购资料归集整理
 
  将在竞争性谈判中形成的项目资料、采购文件和采购活动记录形成档案资料,并进行归档保管。
 
  30.采购文件归集保管
 
  集采机构应妥善保管谈判采购中形成的采购文件和项目资料,包括:采购活动记录、采购预算、谈判文件、响应文件、推荐供应商意见、评审报告、成交供应商确定文件、谈判记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定。可以电子档案方式保存。
 
  总结:笔者将竞争性谈判的工作流程总结为6阶段30个步骤,是从法律法规角度考虑,并依据从竞争性谈判的标准流程所作的归纳。实践中,并不是所有的竞争性谈判都必须经过所有阶段和流程,不同项目有不同情况,采购过程中应首先遵循法定、标准、规范的流程,在全流程框架下,根据项目具体情况,分段实施,分步操作。在此,将全流程分成几个阶段,把工作步骤分布到各阶段中,是为了理清工作思路,明确工作步骤。
 
  实践中,各阶段的一些工作步骤,并不是一成不变,根据笔者多年的工作体会,程序和流程中的每个步骤并不是独立的,也不是必须要走完的,要具体问题具体分析,具体情况区别对待,该走的流程必须走完,没有必要走的流程,就不必强加其中。
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