亚利聊政采320:采购需求管理,优秀的代理机构的机遇在哪里?

政府采购信息网 刘亚利 2021-09-07 15:32:12


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《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号,以下简称22号文)确立了采购需求在政府采购活动中的源头作用,明确了采购需求调查、审查的主体责任归采购人。鉴于采购人专业人员数量少、专业能力不足的现状,22号文赋予了采购人可以委托采购代理机构参与采购需求管理的权利。采购代理机构怎么主动作为,发挥专业力量配合采购人做好采购需求管理呢?本期语音亚利就和各位政府采购同行聊一聊。

先看一个案例:某单位供水设备公开招标项目。采购人基于过往的使用经验,在采购需求中明确要求供水设备通过“气控方式”实现控制,并将此技术实现方式设置为实质性条件。但采购代理机构知悉,目前国内同类产品“气控方式”和“电磁方式”两种控制方式很难评出优劣。为保证充分竞争,建议取消技术实现方式的限制,允许两类生产企业都可以参与投标。采购人听取采购代理机构意见调整了需求条款。随后,采用“电磁方式”的某供应商以低于预算30%的价格中标,经后期跟踪,使用效果良好。

这是采购代理机构主动作为,帮助采购人弥补专业短板、完善采购需求的典型案例。采购代理机构运用自己的专业优势帮助采购人避免了采购需求的不当限制,通过公平竞争,达到了更好的采购结果,实现了22号文制度安排的目标。

22号文规定,采购人对采购需求管理负有主体责任,主管预算部门负有指导责任,并要求采购人构建内部控制制度,覆盖采购需求管理的全流程。但是,大多数编制较少的采购单位,往往是一人身兼数职,人员流动较大,采购管理、监管力量薄弱。鉴于此,22号文第二十八条规定:采购人可以自行组织确定采购需求和编制采购实施计划,也可以委托采购代理机构或者其他第三方机构开展。这一规定为那些专业化、质量高的采购代理机构赢得市场提供了政策依据。那么,采购代理机构可以在哪些环节可以为采购人提供专业服务支撑呢?

亚利认为,采购代理机构首先应当按照22号文要求,帮助采购人把采购需求管理的内容快速清单化、文档化、流程化。

比如需求调查环节。22号文第十条规定,“面向市场主体开展需求调查时,选择的调查对象一般不少于3个,并应当具有代表性。”这就要求,采购代理机构针对每个项目应准备3份以上、较为细化的《需求调查表》,内容至少要包含:调查的项目名称、调查人员、调查对象、调查时间、调查地点、调查方式等内容,还应包括:产业发展、主流的技术路线、市场供给、历史成交的同类采购项目信息、后续的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等信息。

供应商是最了解市场行情、价格信息的,技术复杂、专业性较强的采购项目,免不了要征询供应商的意见和建议,采购代理机构如果能多给采购人一些专业建议,一方面可以避免采购人“掉坑”,防止他们由于专业度不够过度依赖个别供应商的意见;另一方面也可以拓展采购人的专业视野,通过采购代理机构的工作,发现类似上述案例中采购人没有注意的技术路线、市场行业,帮助采购人更好地实现采购目的。

在确定采购需求环节,采购代理机构应当怎样发挥作用呢?22号文规定了技术要求和商务要求的内容,在以往的实践中,采购需求的形成挤牙膏、随意性、走过场等现象比较普遍,带来的突出后果就是:采购文件对采购标的功能、参数描述不完善,最后只能把关于评审因素的大量分值、权重留给与采购标的本身没有直接相关的、供应商的自身条件和履约能力,从而导致大量的质疑投诉出现,这种行为正是22号文所禁止的,采购代理机构要通过沟通帮助采购人尽早、全面地吃透22号文的要求。同时帮助采购人编制符合22号文要求的采购需求文档,做到“技术要求和商务要求应当客观,量化指标应当明确相应等次,有连续区间的按照区间划分等次”。

在编制采购实施计划环节,采购代理机构可以按照22号文要求,帮助采购人通过清单、文档方式梳理项目采购包划分、供应商资格条件、采购方式、评审规则、合同类型、定价方式等环节的要点、风险点,以及针对性的操作要领、管控预案、责任分担和替代方案。这样可以帮助采购人提前预判和化解采购风险、减少采购损失、提高采购成功率和满意度。22号文还首次要求对重点项目要由采购人聘请的法律顾问审定合同文本,这就需要准备法律顾问出具的法律意见书。采购代理机构可以帮助采购人编写好法律意见书文档,文档内容应当涵盖需要审定的合同文本必备条款。

采购需求管理审查,属于采购人内控制度的重要内容。是不是采购代理机构就无所作为了呢?答案是否定的。22号文第三十二条规定“采购人可以根据本单位实际情况,建立相关专家和第三方机构参与审查的工作机制”,说明采购代理机构是可以接受委托参与需求审查的。但是要注意的是:如果该采购代理机构参与确定采购需求和编制采购实施计划,就不能参与后面的审查了。在审查阶段,采购代理机构同样可以帮助采购人细化组织方案、审查工作文档,也可以为采购人的审查决策提供咨询服务。

22号文的施行是政府采购制度深化改革中浓墨重彩的一笔。一方面强化采购人在采购需求管理方面的主体责任,一方面促使采购代理机构提供更好的专业化服务。对于采购代理机构来说,机遇与挑战并存,提供更加专业化服务能力才是根本的生存之道、发展基石。为了深入贯彻22号文和深改方案这一思想,推动采购代理机构等政府采购参加方走好专业化采购的道路,9月底,由政府采购信息报联合政府采购信息网、采购学院等媒体联合举办16届全国政府采购监管峰会暨《政府采购需求管理办法》专题培训班,地点为海南省海口市。本届峰会主题为“科学监管抓关键之十一:强化主体责任• 优化营商环境”。峰会上将重磅推出全国“百强代理机构”等奖项,来自全国政府采购的精英将共聚一堂,分享改革经验,探讨热点难点。

亲爱的政府采购同行,22号文于7月起正式施行了,欢迎爱学的你进入“易采通App”微信公众号下方菜单栏左侧“采购学院”,订购政府采购资深专家曹石林老师的11节视频课《政府采购需求管理办法》解析。同时,由我本人主编的《亚利聊政采之四》图书,也已出版发行,大家可以通过微信“政采一号店”下单购买,或者与我们的工作人员直接联系购买。

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