如何编制信息系统集成项目采购需求

政府采购信息网 赵妍华 2021-02-03 16:38:14

近年来,随着科技手段的进步、各单位的业务发展,信息系统集成工作已逐步成为采购单位的重点工作之一。信息系统集成通常是指将计算机软硬件、软件开发,以及网络通信技术组合起来,解决信息处理问题的综合办公及业务系统。在信息系统集成工作中,招标采购环节是此项工作顺利开展的基础,而需求编制又是采购环节的重中之重。财政部颁发的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第十一条已明确规定了采购需求应包含的内容,本文将结合法条,深入探讨如何合理编制系统集成项目采购需求,以确保采购人能够选择合适的供应商,并提供高质量的系统集成服务。

一、合理编制通用软硬件产品技术指标

计算机硬件和通用软件产品是信息系统集成项目的重要组成部分,例如计算机、服务器、网络设备、操作系统、数据库软件等,每类产品品牌众多,且性能不一,可供选择的空间很大。采购人在编制产品技术指标参数时,应做到详细完整,建议邀请行业内资深专家充分论证技术需求,删除具有倾向性的技术指标,尽量确保每款产品能够符合三个以上的品牌产品参与竞争。对于金额较大、数量较多的产品,可适当放宽产品参数限制;对于必须符合要求的“*”号条款,不宜设置过多,通常不超过总体指标参数的20%;对于产品资质或是功能性要求的响应,建议不要求加盖产品厂家公章;对于产品尺寸等要求,可根据采购单位实际办公环境情况进行设定,但数值区间范围不宜过窄等,以上所列情形应尽量避免,以防出现因厂家控制项目导致的集成供应商无法参与投标,或是因需求参数具有排他性,集成供应商无法响应采购文件,造成项目终止等情况。需要注意的是,根据《政府采购法实施条例》第二十条,“不得限定或者指定特定的专利、商标、品牌或者供应商”,该条款规定的“不得指定品牌”,既包括不得指定产品的品牌,也包括不得指定配件的品牌型号。

二、科学编制办公业务软件开发功能指标

每个采购单位的实际情况不同,软件开发部分需要实现的功能也不尽相同。采购人可结合自身业务发展需要和内部审批流程,梳理各办公业务系统需要实现的功能点。通常来讲,一套完整的办公业务系统应包括门户网站、综合办公OA系统、各业务系统等,每套子系统可相互独立,集成后应平稳有序运行。在需求编制阶段,功能描述无需过多过细,但应考虑全面到位,自成逻辑体系,以免漏项。以档案管理系统模块为例,需求应包括档案定义、档案收集及数据维护、档案统计、档案检索、流程审批等,同时还应考虑系统管理和与其他子系统的接口等问题,每个功能点简单提到即可,待项目采购程序完成后,再与成交供应商进行开发需求二次深化设计。

三、充分考虑系统集成各类方案要求

系统集成除了软硬件产品,还应将所有产品及子系统合理配置整合,以达到最优功能。编制需求时,应充分考虑集成工作中需要完成的各项任务,并提出具体任务方案要求。一是与原有系统数据的衔接。目前,大部分采购单位的系统集成项目为替代或升级项目,应综合研究与原有系统和数据的衔接问题。一方面是兼容性问题。对于可以继续使用的原有设备或仍沿用的原有应用系统,应列出产品品牌型号和系统功能模块,以确保供应商在参与项目时,可以选择合适的产品和软件开发技术方案,提出最优的兼容性适配方案。另一方面是数据迁移问题。对于原有系统的历史数据或运行在其他网络上的应用系统,应提出完整迁移和平滑迁移的要求,保证所有数据不丢失,业务系统运行不间断。二是项目进度计划方案和实施团队要求。系统集成具有实施周期长、实施团队人员要求高等特点。对于长达一年以上的系统集成项目,应根据领导要求及实际情况,提出关键任务和时间节点,以及在实施过程中需要供应商提交的成果文档规范要求等。在实施团队方面,应列明项目经理、技术负责人、项目团队其他成员的从业经验年限、项目案例、资质证书和团队人员数量要求等。需要注意的是,如需要供应商在评审现场讲标,可要求其项目经理进行主要阐述,以检验项目团队对需求的理解是否准确到位。三是系统测试和项目验收要求。系统上线运行前应进行完整的系统测试,需求中应明确测试目标、测试时间节点、测试内容、测试规范等,其中测试内容包括产品功能、兼容性、性能等测试,同时还应明确测试结果不符合要求时的修改调整措施要求。项目验收通常分为产品到货验收、项目初验和项目终验,需求中应明确每一阶段的验收标准、供应商应提交的文档材料等。

四、全面考虑项目售后服务和培训要求

系统集成项目验收合格后,软硬件产品的使用和质量保障、系统的操作管理培训,是采购单位关注的重点,需要供应商投入一定的技术、人员和时间成本,应在需求中予以明确。一是售后服务要求。售后服务要求应包括设备原厂商和集成供应商提供的质保、升级、故障响应等要求;驻场维保服务年限、驻场人员资质和服务内容;合理的备品备件要求;出于保密安全考虑,故障设备的硬盘等存储部件不返还等要求。对于需要原厂商提供售后服务的产品,可要求供应商提供针对项目的原厂售后服务承诺函,承诺服务内容和期限,但要求提供的产品种类通常不超过5种,否则同样会造成厂家控标等情况。二是培训服务要求。系统上线运行前,应考虑对采购单位相关人员进行培训,包括设备和系统的使用、管理、故障处理等。在编制需求时,应明确培训对象范围、培训内容、培训时长、培训中需提供的资料讲义、培训人员资质等。

综合以上内容,按照政府采购相关规定,采购需求应包含影响供应商报价的所有因素,为采购组织实施和项目履约打下基础,避免发生因需求不明确造成的合同无法执行或扯皮现象。除此之外,一个需求要点应在一个章节中详细说明描述,同一内容不要反复出现,以免造成评分标准设置困难或出现同一事项重复评审的情形。

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