编制采购文件如何设置履约验收条款?

对于货物采购来说,一般可分为三类,标准设备采购、非标准设备采购、备件采购,按货物的采购用途可分为拟用货物采购和备用货物采购两类,备用货物涉及储存要求。因此采购货物的类别不同、用途不同,其采购需求的履约验收条款也不同。
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编制采购文件如何设置履约验收条款?

对于货物采购来说,一般可分为三类,标准设备采购、非标准设备采购、备件采购,按货物的采购用途可分为拟用货物采购和备用货物采购两类,备用货物涉及储存要求。因此采购货物的类别不同、用途不同,其采购需求的履约验收条款也不同。

货物交付的验收项目

不论从我们对国内、国外用户交付产品的经验来看,还是自己买个家电、甚至人人都用的手机购买时的现场检查,打开包装箱(盒)必然有装箱清单或交接清单,用于交付货物的点验。一般装箱清单或交接清单包含交付货物的名称、规格型号、数量、货物合格证明文件、资料及质量及售后服务卡等。一般货物交付、验收项目如下:

货物的合格证明文件检查。货物不同其合格证明文件的形式也不同,大型装备以产品履历书的形式体现,履历书包括产品的合格证书、产品的组成、备件、附件清单、产品的主要技术指标及测试记录、维护保养记录、维修记录及备附件更换记录等。一些通用的货架产品如电视机、计算机等的合格证明文件可能在使用说明书盖出厂检验章。简单货物如备件、附件等可能仅挂一个合格证标牌。合格证的形式不同,均可表明交付的货物是经过出厂检验合格的,如是国外进口的货物还须提供入关证明文件。

货物的清点及外观检查。在确认交付货物合格的基础上,检查货物的实际数量是否与交付清单相符,有没有因包装不合格造成外观质量问题。

货物的标识检查。货物的标识检查包括货物铭牌、安全警示标牌、操作程序说明标牌、以及备用货物的包装标识等,标识属产品的设计要素,是货物不可或缺的项目,铭牌也是确认货物品牌、产地的依据,铭牌还应包括货物的生产序列号,也有的铭牌带产品的二维码信息,反应产品的生产时间及设计的版本号,便于以后备件的订购与维修,体现货物质量的可追溯性。

货物的随机资料检查。一般产品的随机资料包含履历书、技术说明书、使用说明书、备件、附件及工具清单、售后服务信息卡以及配套设备的资料清单等。技术说明书深入浅出地诠释产品的技术特性,产品组成、工作(含维修)原理和检测方法等。使用说明书介绍产品的使用操作及安全注意事项,以及维护保养方面的内容。

货物的随机备件、附件及工具检查。按照合同中的供货清单检查。

货物的功能检验。205号文第六条规定,采购人或其委托的采购代理机构应当根据项目特点制定验收方案,明确履约验收的时间、方式、程序等内容。技术复杂、社会影响较大的货物类项目,可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节”。交付功能检验应按照合同约定进行,交付的功能检验分四类进行:一是开箱可进行通电检查的货物(设备);二是需要安装、并要求特定环境才能通电检查的货物;三是采购的备件、附件需在在用设备进行互换性检查及通电检查;四是参考样品进行履约验收的货物。

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)第二十二条规定:“要求投标人提供样品的,应当在采购文件中明确规定样品制作的标准和要求、是否需要随样品提交相关检测报告、样品的评审方法以及评审标准。需要随样品提交检测报告的,还应当规定检测机构的要求、检测内容等”。“采购活动结束后,对于未中标人提供的样品,应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理;对于中标人提供的样品,应当按照采购文件的规定进行保管、封存,并作为履约验收的参考”。因此参考样品进行履约验收时需对样品质量进行确认,确认后再进行履约验收相关工作。

培训验收。培训是新设备使用的重要环节,借助制造商的优势,在较短的时间内使操作者获得设备的操作技能,具备会使用、会保养及简单故障的排除能力,培训验收应对操作者的技能进行确认,以确保新货物的正常使用。

确认售后服务信息是否完善。检查随机资料,看供货商的售后服务联系方式是否齐备,如总部售后服务应急联系方式如电话,邮箱等,要求本地化服务的项目应检查本地售后服务机构的联系方式是齐全。

采购需求及采购文件中需明确履约验收项目

政府采购的政策性强,其程序是共性的,项目要求是个性的,采购人和在制定招标采购需求时结合项目情况,有侧重的体现履约验收项目,采购人和(或)采购代理机构在编制采购文件时须按照采购需求编写并体现履约验收项目,采购文件编写时应注意以下几点。

采购文件的开标一览表或分项报价表应包括完整的供货信息

采购文件的开标一览表或分项报价表应较采购需求增加供货信息,除采购需求表中的名称、单位、数量外,还应包括规格型号及品牌(制造商)、价格,为采购合同签定提供完整的供货信息,其价格也为后期固定资产管理及低值易耗品的区分提供依据。采购人和(或)采购代理机构在制定采购文件开标一览表和分项报价表格式时切记供货信息应完整。

货物的包装要求

这里强调的包装不是运输包装,是货物正常使用的包装,包装箱也是供货的组成部分,比如消防设备中的急救设备,室外用的测量设备,要求便携,其包装就是特殊要求,有些设备比较大,一物多件的分包装箱,包装箱颜色应一致,标识应清晰、醒目,易辨识。类似问题采购需求容易疏忽,应按照采购货物的需求用途,参照相关行业标准,明确货物的包装要求。

标识要求

205号文第八条规定,采购人或者采购代理机构应当成立验收小组,按照采购合同的约定对供应商履约情况进行验收。验收时,应当按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。要始终树立安全第一的思想,安全性设计就是要保证设备操作人员的安全和设备本身的安全,涉及电气设备安全,机械设备安全,环境安全等因素,在进行产品设计时一定要贯彻相关的安全设计标准,在设备上应有安全保护装置,必要时加注危险标志、安全警示标识及简要操作说明等,标识可以是标牌,也可以印刷在货物醒目的表面。

资料要求

非标准设备采购,设备研发可能还处于科研阶段,科研、生产并行进行,没有现成资料,因此供货需求应明确资料的形式及编写要求,货物交付后,资料就成为操作、使用维修的保障。克服重实物质量,轻视资料的现象,实际工作中资料质量比实物质量更难控制。对于资料应增加评审环节,确保资料的编写质量,便于操作者及维修人员使用。

功能检验要求

采购需求可根据项目特点明确检验项目,设置货物的出厂检验、到货检验、安装调试检验,及第三方检验等,检验、试验要发生费用,采购文件需按照采购需求予以明确,并包含在品目分项报价中。备件类采购应明确互换性检查,就是要验证备件的机械接口和电气接口是否与老设备匹配,现在产品特别是电器类产品更新换代很快,新备件能否在老设备上安装、互换性是新备件可否使用的先决条件。

对于参考样品进行履约验收,且投标人中标后把样品作为交付货物之一的,采购文件应明确样品是近期生产的产品。

培训要求

采购文件中的培训条款都有要求,如要求培训人数、课时,操作人员学习掌握的程度等,必要时还可明确制造商提供培训教材。

售后服务要求

一般采购文件均有详细的售后服务要求,这里针对应急采购的货物和储存待用的货物,这类物资可能涉及电气产品,电气产品储存到一定周期须通电检查,其周期可参考相关标准,需要制造商配合进行的,应该在服务要求中明确。

结语

履约验收是严格按照采购合同进行的,采购合同是招标人按采购文件和中标人的投标文件的响应内容进行编制签定的,采购合同中的供货清单应包括货物名称、型号规格、品牌(制造商)、数量(单位)、价格等内容,采购需求作为合同附件应包含履约验收项目,确保采购文件、采购合同与采购需求的一致,这样也便于后期资产管理与建档工作。对于样品作为交付货物的,采购合同应在供货清单中予以明确。

对于采购人和使用人分离的采购项目,应当邀请实际使用人参与验收方案的制定,并参与验收,做到急需货物采购好,严把实物质量关,把验收交付的产品用好、管好、保障好。(西安电子工程研究所张武、陕西反哺堂养老服务集团有限公司王亚玲)

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