内控管理如何管好采购需求?看各地出了哪些妙招

形成不同的政府采购流程图,强化内部控制制约;设立“分级授权、分岗设权、分事行权”,实现对政府采购工作的科学化、精细化管理等。
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内控管理如何管好采购需求?看各地出了哪些妙招

形成不同的政府采购流程图,强化内部控制制约;设立“分级授权、分岗设权、分事行权”,实现对政府采购工作的科学化、精细化管理等。

河南省检察院:规范采购流程 强化内部控制

采购人应当加强对采购需求的形成和实现过程的内部控制和风险管理,这是采购人的主体责任之一。

王颖介绍,河南省检察院在2018年成立了政府采购科,抽调业务精、能力强的人员专门负责。针对之前系统政府采购工作中存在职责不清晰、衔接不顺畅等问题,省检察院形成了不同的政府采购流程图,明确各环节的工作要求,强化了内部控制制约,收到了较好的效果。

首先,明确责任分工。河南省检察院根据各部门职能,形成“项目责任部门提出需求、参数——资产部门核实资产配备——财务部门审核提出预算报党组研究——采购部门组织招标、资料归档——项目责任部门牵头验收----监督部门重点环节监督”的责任分工,环环传导压力,做到环环都有责任人,人人都挑责任担,强化了内部控制制约。

其次,细化衔接重点。河南省检察院明确政府采购各环节的工作标准和要求,需要向下个环节移交的资料和自身需要留存的资料,标准达不到、资料不齐全的,不能进入下一个环节。

再者,重点项目引进专家评审论证。例如,在计财处直接负责的服装招标采购中,为了更好地提出面料的技术参数,专门请公共资源交易中心组织了服装类专家论证,借助外脑,论证提出了更加合理的参数需求。

负责政府采购工作,必须时刻在廉洁自律方面保持警惕,王颖介绍,采用招标方式采购的项目,我们会提前向检务督察部门送交《商请监督函》,告知拟采购的项目、采取的方式、开标的时间地点和联系人等,商请检务督察部门派员监督。同时,我们会及时公开招标公告等政府采购文件,主动接受外部监督。

江苏省检察院:把握“四个环节” 出台“五项制度”

江苏省人民检察院把加强内控建设,完善制度规定,作为确保政府采购工作合法合规有序进行的重要保障。

林晨介绍,在内控建设方面,江苏省检察院主要把握住了“四个关键环节”。

首先是健全采购制度,出台了《江苏省人民检察院机关政府采购工作管理办法》(以下简称《采购管理办法》)和《江苏省人民检察院机关合同管理办法》(以下简称《合同管理办法》),尤其重视采购需求管理和合同管理。从采购需求、项目预算、审查意见、采购执行、合同订立、验货验收、资料归档等进行了规范明确。例如在《采购管理办法》中明确省院各采购需求部门的主要职责是:编制采购预算建议数;提交采购需求、方案和采购申请;对有异议的采购文件提出调整、修改意见;负责采购的验收;整理采购文件并移交计划财务装备处存档备查;提出采购资金支付申请等。《合同管理办法》中,对业务部门、计划财务装备处、办公室、法律审核部门各自的职责规定的非常明确。

林晨认为,合同归档也是合同履行的重要环节。以前采购合同都散落在各部门,年底归档不全,加之人员流动,造成采购合同管理责任不明、资料查找困难等情况。2019年,我们建立了合同集中管理数据库,将合同金额、付款方式、签订时间、质保期等要素,由专人负责录入检务保障信息系统,实时维护和管理,实现合同归类建档,有据可查。目前已整理归档采购合同146册。

据悉,除了《采购管理办法》和《合同管理办法》,2020年9月江苏省人民检察院还同时出台了《江苏省人民检察院机关预算管理办法》、《江苏省人民检察院机关国有资产管理办法》、《江苏省人民检察院机关基础设施零星维修改造工程管理办法》,共计五项内控制度规定。

其次,建立采购小组。每个重大项目采购,都建立由需求部门、检务督察部门和计财部门人员参加的采购工作小组,负责所需物资的询价、招标、采购等工作。

第三,明确工作职责。为杜绝采购过程中可能发生的违规问题,江苏省检察院形成部门提采购需求、党组决策把关、计财部门组织采购和合同管理、检务督察部门全程监督的政府采购格局,职责分明、相互监督,保证政府采购工作有序开展。

最后,加强制度宣传。如果需求部门不了解采购政策规定,就会产生矛盾,因此计财部门需要定期对各部门负责人进行制度规定解读。

山东省检察院:政府采购零投诉

“山东省检察院党组对政府采购工作的重视和关心,特别体现在重视内控制度方面,通过设立‘分级授权、分岗设权、分事行权’,实现了对政采工作的科学化、精细化管理。”王宏钢介绍,制度先行也是在保护采购人员,树立廉洁办事、干净办事的良好廉政氛围。

据了解,山东省检察院还制订了《山东省检察机关内部控制建设指南-政府采购管理内部控制制度及流程》,指导全省各级院打造各司其职、各享其权、各负其责的内控工作机制。

在“分级授权”方面,山东省检察院设立了党组领导下的政府采购领导小组。组长由分管检务保障工作的院领导担任,成员由需求部门的分管院领导和处室负责人,以及检务保障部、检务督察部负责人组成。负责审核预算和需求、选择采购方式、委托采购代理机构、确定中标供应商、审定履约验收报告等。

通过分岗设权,细化岗位职责。例如,一个项目采购要经过需求部门、采购管理部门和监督部门严格把关。需求部门根据业务需求和预算提出采购需求、参与论证和发起支付申请。检察事务保障部是采购管理部门,实施政府采购工作,组织业务培训。检务督察部参与需求论证、开标评标的监督工作,三个部门相互配合、相互监督、相互制约。

政府采购既要强化服务意识,又要坚持原则,通过分事行权,突出重点环节。一是抓住采购需求,剔除其中的歧视性、排他性条款;二是抓住采购流程。检务保障部依规拟定采购方式,需要变更的,应提出书面理由及依据;三是抓住验收支付。需求部门、保障部门、监理部门等成立验收小组,验收报告列入政府采购项目档案,作为最终支付的必备条件。

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